Letzte Prüfung: Abiball organisieren

Es ist der eine Tag, auf den Schüler voller Erwartung hinfiebern - der Schulabschluss! Jahrelanges Lernen von Formeln, Gedichten und Vokabeln hat sich ausgezahlt und Stress und Frust sind weggeblasen wie Tafelstaub, wenn es endlich darum geht, den Abschluss gebührend zu feiern. Aber auch das Planen eines Abschlussballs ist eine Prüfung für sich, die zwar ohne Formeln, nicht aber ohne Motivation und Ausdauer auskommt. Viele verschiedene Wünsche, Meinungen und Erwartungen treffen aufeinander und oftmals bremsen viele lange Diskussionen in der gesamten Klasse den Fortschritt einer Abschlussballplanung. Um zu vermeiden, dass aus Vorfreude Frust wird, hilft es folgende Aspekte zu beachten: Das Planen eines Abschlussballes sollte niemals unterschätzt werden. Es gilt viele kleine Faktoren zu beachten, von denen jeder Arbeit mit sich bringt, sowie viel Zeit und Mühe in Anspruch nimmt.

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Auf Grund der vielen Aufgaben ist es wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen. Bei einer Abiklasse wäre dies zum Beispiel gleich zu Beginn des letzten Schuljahres. Der erste Schritt sollte immer die Gründung fester Planungsgruppen sein, sie sich auf verschiedene Planungsaspekte spezialisieren. So kann es jeweils eigene Gruppen für die Beschaffung der Räumlichkeiten, für das Essen, für die Programmplanung, für die Musik und für die Sponsorensuche geben. Der Vorteil von kleinen Gruppen ist, dass sie produktiver arbeiten können als Großgruppen. Es werden schneller Entscheidungen getroffen und Vorhaben werden zeitnah ausgeführt. Die Arbeitsteilung führt zu einem Verantwortungsbewusstsein gegenüber dem jeweiligen Planungsthema. Jede Gruppe sollte einen Sprecher auswählen, der die Gruppenarbeit strukturiert, Ergebnisse dokumentiert und immer auf dem aktuellen Stand der Dinge ist. Zudem kann er sich auch mit den Sprechern der anderen Gruppen in Kontakt setzen und in den Austausch treten.

Abschlussball finanzieren

Wie immer muss zuerst die Frage des Geldes geklärt sein. Dazu sollte ein gemeinsames Konto für die Klasse eröffnet werden, sodass keiner allein in der Verantwortung steht. Natürlich wünscht sich jeder möglichst niedrige Kosten für die Eintrittskarte, doch um das auch zu erreichen, sind Schüler bei der Planung ihres Abschlussballes auf Sponsoren angewiesen. Sponsoren zu finden ist gar nicht so schwer, wenn man weiß, wo man am besten nachfragt. Oftmals sind Sparkassen bereit einen Teil des Abschlussballs zu sponsern, wenn sie im Gegenzug namentlich als Sponsor erwähnt werden, beispielsweise auf der Rückseite der Eintrittskarten. Generell lohnt es sich einfach in mehreren Betrieben nachzufragen, selbst wenn es nur zu kleinen Spendenbeträgen kommt. Weitere beliebte Möglichkeiten zu Finanzierung eines Abschlussballs sind Flohmärkte, sowie Kuchen- und Waffelverkäufe.

Location für den Abiball

Bei der Frage nach den Räumlichkeiten sollte unbedingt vorab geklärt werden, wie viele Gäste jeder Abiturient mitbringen darf. Davon hängt die benötigte Größe der Abiballlocation ab. Auch eine Tanzfläche darf natürlich nicht fehlen, wenn es darum geht das Ende der Schulzeit gebührend zu feiern. Natürlich soll der Raum vom Stil her ansprechend sein, doch nicht allein die Optik des Raumes ist entscheidend, sondern auch die Höhe der Miete. Viele Locations sind sehr teuer und preiswerte Varianten oft früh schon ausgebucht. Ein weiterer Aspekt der als Entscheidungsgrundlage dienen kann, ist die Reinigung der Räumlichkeiten. Wie lange steht der Raum zur Verfügung und muss er eigenständig gereinigt werden? Dies ist wichtig, da wohl kaum ein frischgebackener Abiturient noch in Ballkleid und Anzug am nächsten Morgen den Besen schwingen möchte. Auch das Essen beim Abiball trägt zum Gelingen des Festes bei: Je nach Lokalität wird ein zu den Räumlichkeiten dazugehöriges Catering angeboten. Preise für Essen und Getränke müssen dann erfragt und eventuell verhandelt werden. Bei der Auswahl der Speisen sollten Allergien, religiöse Speisegesetze, sowie alternative Ernährungsweisen unbedingt berücksichtigt werden. Wenn die Wahl des Essens auf ein Buffet fällt, ist Organisationstalent gefragt: Welcher Tisch darf wann aufstehen, damit kein Chaos entsteht? Wie wird gewährleistet, dass auch für die Letzten noch genügend Auswahl vorhanden ist? Am besten lässt man sich diesbezüglich vom Caterer beraten um zu vermeiden, dass jemand mit leerem Magen in den Abschlussball startet. Bei der Planung des Programmes sollten wichtige Punkte schnell feststehen.

Ablaufplan Abiball

Der bekannteste Einstieg in einen Abiball ist eine Rede, ob von Lehrern oder Schülern, eine feierliche Eröffnung des Abends bringt die Besonderheit der Veranstaltung zum Ausdruck. Von Schülern verfasste Reden dürfen gerne mit reichlich Witz gewürzt sein, schließlich soll der Abschlussball ja Spaß machen. Nur auf Parodien und Späße auf Kosten der Lehrer sollte dabei verzichtet werden. Den kreativen Ideen zur Gestaltung des weiteren Abends sind keine Grenzen gesetzt, manchmal bietet es sich an, auf bestehende Unterhaltungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die Schülerband, zurückzugreifen. Livemusik lockert die Stimmung auf und motiviert vielleicht die ersten Mutigen zum Tanzen. Um noch mehr Menschen auf die Tanzfläche zu locken, ist der DJ auf einem Abschlussball unabdingbar. Die Gruppe, die sich um die Musik kümmert, hat die wichtige Aufgabe genau den DJ zu finden, der perfekt zum Abiball passt. Zuerst sollte im Freundes- und Bekanntenkreis gefragt werden, ob jemand einen guten DJ kennt, der kostengünstig auflegen würde. Ist dies nicht der Fall, muss ein Profi her, der allerdings mit einigen Kosten verbunden ist. Musikwünsche sollten im Vorfeld klar geäußert werden und je nach Voranschreiten des Abends variieren. Während zu Beginn, wenn die Verwandtschaft noch dabei ist, eher ruhigere Musik zu empfehlen ist, sollten spätere Klänge unvermeidlich zum Tanzen auffordern. Auch eine Lichtanlage kann in Erwägung gezogen werden, um durch besondere Effekte eine aufregende Atmosphäre zu erhalten. Möglicherweise kann über private Kontakte ein Preisvorteil entstehen.

Abschlussball Fotograf

Um festzuhalten, wie gelungen der Abschlussball ist, kann ein Fotograf engagiert werden. So bleiben das schöne Kleid, die tolle Frisur, der stylische Anzug und die gute Stimmung auf Papier gebannt in Erinnerung. Professionelle Fotos heben in Zeiten der Selfies die Einmaligkeit dieses Abends hervor. Wie auch zuvor lohnt es sich herauszufinden, ob jemand einen Fotografen privat kennt, damit Kosten eingespart werden können. Manche Fotografen bieten an, gemachte Bilder bei Gefallen direkt vor Ort zu verkaufen. In solchen Fällen nehmen sie kein Geld für ihre Anwesenheit, sondern nur für wirklich erwünschte Fotografien. Mit dem Abschluss geht ein intensiver und prägender Abschnitt des Lebens vorbei, der Abschlussball beschreibt den Übergang zwischen Altem und Neuem. Noch einmal wird im Kreis bekannter Gesichter gefeiert, bevor sich die Wege vieler Schüler, Freunde und jahrelanger Begleiter trennen. Ob Ausbildung, Studium, oder Auslandsjahr, am Abend des Abschlussballs steht das fröhliche Zusammensein im Vordergrund- ein Abend, der immer in Erinnerung bleibt.